Mise à jour du profil d’utilisateur ou des renseignements du ou des comptes dans le système CITSS

Le Règlement concernant le système de plafonnement et d’échange de droits d’émission de gaz à effet de serre exige que toute modification des renseignements et documents fournis lors de l’inscription soient communiquée dans un délai de 30 jours, à l’exception de la déclaration de culpabilité à un acte criminel ou à une infraction et des renseignements relatifs à la désignation des représentants de comptes, lesquels doivent être communiqués sans délai. De plus, ces renseignements doivent être mis à jour au moins 40 jours avant une vente aux enchères ou une vente de gré à gré du ministre, sous peine de rejet ou de retrait de l’inscription à cette vente.

• Mise à jour du profil d'utilisateur
• Mise à jour des renseignements du ou des comptes

Mise à jour du profil d’utilisateur

L’approbation du registraire du système de plafonnement et d’échange de droits d’émission de gaz à effet de serre (SPEDE) n’est pas nécessaire pour modifier ou pour mettre à jour les renseignements suivants dans le système CITSS :

• Numéro de téléphone cellulaire;
• Numéro de télécopieur;
• Nom de l’employeur, nom du service et titre du poste;
• Mot de passe.

Dans ces cas, les modifications sont apportées au profil d’utilisateur dès qu’elles sont soumises dans le système CITSS.

En revanche, toute modification ou mise à jour des renseignements suivants nécessite l’approbation du registraire du SPEDE :

• Titre;
• Nom, prénom et second prénom;
• Suffixe ;
• Numéro de téléphone;
• Adresse de résidence;
• Adresse postale;
• Adresse courriel.

Les changements seront apportés au profil d’utilisateur lorsque le registraire du SPEDE aura terminé l’analyse et approuvé la demande de modification. Un courriel automatique sera alors généré par le système CITSS pour en aviser l’utilisateur.

Mise à jour des renseignements du ou des comptes

Le représentant de comptes qui souhaite modifier des renseignements dans un compte par voie électronique peut devoir fournir de nouveaux formulaires selon la nature des modifications à apporter. Dans certains cas, il est impossible de modifier les données en ligne; un représentant de comptes doit alors remplir de nouveaux formulaires ou soumettre l’information à jour dans une lettre ou un formulaire prévu à cet effet.

Lorsque l’ensemble des documents papier auront été reçus, la demande de modification sera analysée par le registraire du SPEDE. Les modifications nécessitant une approbation du registraire du SPEDE seront apportées aux comptes une fois que celui-ci aura analysé et approuvé la demande. Un courriel automatique sera alors généré par le système CITSS pour aviser les représentants de comptes que les modifications ont été approuvées.

Modification relative aux représentants de comptes ou aux agents d’observation de comptes

L’ajout ou le retrait d’un représentant de comptes (RC) ou d’un agent d’observation de comptes (AOC) doivent d’abord être proposés directement dans le système CITSS. Seuls les utilisateurs inscrits au système CITSS dont l’identifiant d’utilisateur est actif peuvent être désignés comme RC ou comme AOC. Par ailleurs, ces utilisateurs doivent être dûment habilités à représenter l’entreprise, tel que cela est requis lors de l’étape d’inscription au système CITSS. Pour les utilisateurs qui souhaitent représenter une autre entreprise que celle pour laquelle ils ont déjà été désignés, l’étape de la vérification de désignation devra être faite de nouveau afin que leur lien avec cette autre entreprise soit attesté.

Mise à jour ou modification des renseignements généraux du ou des comptes CITSS de l’émetteur ou du participant

L’approbation du registraire du SPEDE n’est pas nécessaire pour modifier ou pour mettre à jour les renseignements suivants :

• Adresses municipale et postale de l’entreprise;
• Numéros de téléphone;
• Numéro de télécopieur;
• Adresse courriel.

Dans ces cas, les modifications sont apportées aux comptes dès qu’elles ont été soumises dans le système CITSS.

Toute modification ou mise à jour des renseignements suivants nécessite l’approbation du registraire du SPEDE :

• Dénomination sociale et commerciale de l’entreprise;
• Code SCIAN;
• Numéro d’entreprise du Québec (NEQ);
• Endroit et date de constitution;
• Numéro DUNS.

Selon le cas, des documents permettant de confirmer la modification pourraient être requis. De plus, les signatures qui étaient originalement requises lors du processus d’ouverture de comptes, comme celle du représentant de comptes principal, d’un administrateur, de tout autre dirigeant ou du conseil d’administration, selon le cas, pourraient être nécessaires. Des instructions plus précises et personnalisées seront fournies lorsque la modification aura été soumise dans le système CITSS.

Mise à jour ou modification des renseignements fournis à l’aide du formulaire de divulgation de structure et de liens d’affaires

Toute modification ou mise à jour des renseignements suivants doit être fournie à l’aide du formulaire de divulgation de structure et de liens d’affaires (PDF, 1,6 Mo) :

• Renseignements sur les dirigeants et les administrateurs de l’émetteur ou du participant;
• Renseignements sur les personnes qui exercent une emprise sur l’émetteur ou sur le participant;
• Renseignements sur les filiales et les personnes morales mères (PMM) de l’émetteur ou du participant;
• Renseignements concernant les liens d’affaires de l’émetteur ou du participant avec d’autres émetteurs ou participants inscrits au système ou visés par le système;
• Renseignements sur le ou les conseillers dont les services ont été retenus dans le cadre du SPEDE;
• Renseignement sur les personnes auxquelles des services-conseils sont fournis dans le cadre du SPEDE.

Le formulaire doit être dûment rempli par un RC ou un RCP, signé et envoyé au registraire du SPEDE.

Si vous souhaitez transmettre le formulaire de divulgation de structure et de liens d’affaires au format électronique, vous devez détenir un accès à la plateforme électronique sécurisée d’échange de fichiers de la Direction du marché du carbone. Pour obtenir cet accès, communiquez avec le registraire du SPEDE par téléphone au 418 521-3868, option 3, ou au 1 800 561-1616, option 3, ou écrivez à registraireqc-spede@environnement.gouv.qc.ca.

Le courriel ne constituant pas un moyen sécurisé de communication de renseignements personnels, vous ne devez jamais l’utiliser pour envoyer ce formulaire.

Modification relative aux établissements d’un émetteur

L’ajout d’un établissement ou la modification des renseignements d’un établissement existant doivent être proposés directement dans le système CITSS à partir de l’onglet « Établissements » des détails du compte de l’entité.

Il peut arriver qu’une entreprise veuille inscrire au marché du carbone l’un de ses établissements qui n’est pas visé par le SPEDE (adhésion volontaire) Si l’entreprise est déjà inscrite dans le système CITSS, l’établissement doit être ajouté dans le système à partir de l’onglet « Établissements » des détails du compte de l’entité. Si l’entreprise n’est pas déjà inscrite dans le système CITSS, l’établissement doit être ajouté lors de la demande d’ouverture de comptes de l’entreprise dans le système CITSS.

Changement d’exploitant de l’établissement d’un émetteur

L’ancien exploitant doit aviser le ministre du changement d’exploitant, par écrit, dans les plus brefs délais. Pour ce faire, il doit préciser le nom de l’ancien exploitant, l’établissement concerné, le nom du nouvel exploitant et la date du changement.

Le nouvel exploitant, s’il ne possède pas déjà un ensemble de comptes dans le système CITSS (compte général et compte de conformité), doit procéder à la demande d’ouverture de comptes. S’il en possède déjà, il doit transmettre une lettre qui confirme qu’il est bien le nouvel exploitant de cet établissement. Le registraire du SPEDE pourra alors procéder au transfert de l’établissement entre l’ancien et le nouvel exploitant dans le système CITSS.